Wat is een praktijkuitdaging die je tegenkomt?

"We zijn een datagedreven organisatie en waar ik weleens tegenaan loop is dat hoe meer data we verstrekken, hoe meer vragen we krijgen. Vroeger keek je bijvoorbeeld naar een regio met zoveel bedrijven en zoveel werknemers. Nu kun je dieper kijken naar bijvoorbeeld één praktijk. Maar hoe kleiner de populatie is, des te groter zijn de verschillen.

Als je een praktijk hebt met 8 werknemers van wie er eentje een studie is begonnen, stijgen de kosten procentueel meer dan je zou zien bij een regio van 200 mensen."

Dus omdat je minder geaggregeerde gegevens hebt, zie je meer details en dus sneller vertekeningen?

"Ja, want we hebben dashboards waar je zo diep kunt doorklikken als je wilt. Maar soms is dat niet handig. Omdat data zo specifiek worden, is het belangrijk om af en toe een stapje terug te doen om het grote plaatje te blijven zien."

Hoe bedoel je dat?

"Dat je teruggaat om te bekijken: is het logisch wat we doen? Neem bijvoorbeeld die praktijk van 8 mensen. Als je een seizoenspatroon gaat instellen om te zien wanneer de productie stijgt en terugvalt, is het dan nog logisch om het patroon in te schatten op die locatie waar een paar mensen werken en de helft tegelijk vakantie heeft?

Dat zijn lessen die we hebben geleerd: soms moet je minder specifiek kijken en juist een stapje terugdoen om overzicht te houden. En ten tweede: wat is de nuance van deze cijfers? Dat is iets wat een bestuur ook echt interesseert, dat je kunt uitleggen wat er precies aan de hand is."

Denk je dat er vooral naar oorzaken wordt gekeken als het slechter gaat en minder als het prima loopt?

"Er wordt ook wel gekeken naar de oorzaak van goede cijfers. Zo zagen we tijdens de coronaperiode mooie cijfers, doordat de productiviteit omhoog ging en we met z'n allen minder uitgaven, bijvoorbeeld aan personeelsfeestjes.

Ik begon toen net en mij werd verteld: als we nu verrast worden door extra kosten, is dat niet erg omdat het goed gaat. Maar als het straks wat minder gaat, krijg je de vraag hoe het kan dat we dit niet zagen aankomen!"

Je bent dus begonnen tijdens de pandemie? Dat zal best lastig geweest zijn.

"Ik ben net ervoor begonnen, dus in 2019. Toen de pandemie uitbrak, was ik nog een beetje aan het leren hoe het allemaal werkt. Dan is zo'n periode wel even pittig, ook doordat er toen een heel nieuw team ontstond. Daardoor werden we een beetje in het diepe gegooid en moesten we veel zaken zelf uitzoeken.

Terwijl we als nieuw team door de mappen struinden, bekeken we ook meteen of we het logisch vonden wat we deden. Dan kom je erachter dat je veel dingen toch doet, omdat je het nu eenmaal zo doet. Een frisse blik is dan handig."

Dus het was eigenlijk een goed resetmoment?

"Inderdaad. En we werden daarin ondersteund door onze head of finance. Die pakte ons af en toe bij de lurven en vroeg of dit nu echt hetgeen was waarmee we ons moesten bezighouden of we niet te diep in de details doken. Waar ging het nu echt om? Daar heb ik veel van geleerd."

Waar verbaas je je weleens over?

"We zijn heel sterk gericht op mensen en dat kan tot een zekere vrijblijvendheid leiden. Dan kan het goed zijn om even terug te gaan naar de kosten-batenanalyse. Je moet helder krijgen waarom je dingen doet.

Als je bijvoorbeeld ziet dat bepaalde activiteiten niet ten laste van het personeelsbudget gaan, maar van het resultaat, dan moet je als team eigenlijk bekijken of je iets echt gericht doet om de samenwerking te verbeteren. Of dat de post minder vastomlijnd is 'omdat dit wel een zakelijk aspect' heeft. Dat maakt het verschil van waar je de kosten aan toeschrijft."

Is wat we doen logisch? Soms kom je erachter dat je veel dingen toch doet, omdat je het nu eenmaal zo doet.”

Wat vind je het leukst aan je werk?

"We zitten nu middenin de jaarrekeningtrajecten en ik ben daar coördinator van, omdat ik nu al een aantal jaren meeloop. Ik blijf het mooi vinden hoe we als team die extra stap kunnen zetten om een goede aanlevering te realiseren richting externe accountant. En dat we daar elk jaar ook complimenten voor krijgen!

Ook de verscheidenheid vind ik mooi aan dit vak. Je blijf verrast worden en er blijven nieuwe dingen gevraagd worden."

Denk je dat je dat jaarrekeningenwerk anders insteekt, omdat je hier bij een accountantsorganisatie werkt?

"Als je bijvoorbeeld een steekproef krijgt, hebben we het geluk dat accountants die moeten beantwoorden: zij weten wel waar een accountant om vraagt. Ik weet niet echt hoe dat werkt bij een productiebedrijf. Maar je hoort weleens verhalen over de spreekwoordelijke schoenendozen met bonnetjes die daar nog aangeleverd worden.

Ik denk dat wij als organisatie en als afdeling al echt goed in control zijn. Als je een verschil hebt van 2.000 euro, en de accountant zegt dat dit niet materieel is, dan willen wij wel achterhalen waar de afwijking vandaan komt.

Soms kom je er niet gemakkelijk uit en moet je weer die kosten-batenafweging maken: gaan we hier nog verder induiken of is het beter om andere dingen te doen?"

Heb je een tip voor beginnende controllers?

"Neem eerst de tijd om het bedrijf te leren kennen – dat heb ik zelf ook eens als tip gekregen. Je wilt als beginnende controller snel waarde toevoegen, omdat je denkt dat je moet laten zien dat je iets kunt betekenen voor het bedrijf. Maar het is heel belangrijk om eerst in kennis te investeren.

Je komt binnen met een frisse blik en juist dat is het moment om je af te vragen: is het nog logisch dat we dit doen? Dus ga vooral kijken wat er gedaan wordt, waarom het zo gaat, hoe de verschillende lijnen verbonden zijn en waar de nadruk op ligt. En laat merken dat je snel begrijpt wat er in een bedrijf wordt gevraagd."

Hoe pak je dat aan?

"Door het bedrijf in te gaan. Iemand die hier startte, nam bijvoorbeeld de liquiditeitsprognose onder handen. Dan kijk je naar de omzetkant: hoe lopen de lijntjes? Krijgen we de facturen binnen en wanneer worden die betaald? Wat kunnen we de komende maanden verwachten, wat hebben we de afgelopen jaren gezien? Door met zo'n breed project te starten, leer je snel hoe een bedrijf in elkaar zit."

Ten slotte: wat is volgens jou momenteel de grootste uitdaging voor controllers?

"Er wordt steeds meer van ons gevraagd, omdat er steeds meer data zijn. Hoe zorg je er dan voor dat je kwalitatief het juiste werk blijft doen? Je merkt dat er sneller fouten gemaakt kunnen worden. De uitdaging voor een controller is dat je moet blijven kijken of je uitgaat van de juiste data.

Het is soms lastig om de balans te vinden tussen snelheid en juistheid. De ene controller zit heel erg op de correctheid, terwijl de andere juist meer op snelheid let. Je moet een evenwicht zoeken tussen wat de moeite van goede controle waard is en wanneer je misschien iets blijft controleren om het controleren."

Lees meer artikelen in de serie Uit de praktijk.