Nathalie van Woensel is sinds anderhalf jaar manager Facilitair bij Provincie Utrecht. In die hoedanigheid stuurt ze een team van 38 medewerkers (in dienst) aan die, in samenwerking met een aantal ingehuurde dienstverleners, de hard en soft services leveren.
Na haar opleiding Facility Management aan Hogeschool Diedenoort werkte ze, voordat ze bij de provincie aan de slag ging, ruim 25 jaar in diverse facilitaire managementfuncties bij onder meer een groot advocatenkantoor, het Wereld Natuur Fonds, woningcorporatie De Alliantie en de gemeentes Ede en Wijk bij Duurstede.
Het Huis voor de Provincie
De provinciale bestuurlijke organisatie (ongeveer 1.200 medewerkers) is gehuisvest in het achttien verdiepingen tellende provinciehuis in Utrecht-Oost (Rijnsweerd).
Als eigenaar heeft de provincie elf verdiepingen (inclusief openbaar toegankelijk gebied) in gebruik. De overige verdiepingen zijn verhuurd aan andere organisaties.
Bijzonder voor een kantooromgeving: drie etages worden gebruikt voor de tijdelijke noodopvang voor Oekraïense vluchtelingen, die er 24/7 wonen en verblijven.
47.000 m2 BVO
Het gebouw (totaal 47.000 m2 BVO) dateert van 1995 en staat – als eind van het jaar mogelijk een definitief besluit wordt genomen - aan de vooravond van een grondige verduurzaming. Doel: het realiseren van een energieneutraal pand met een labelsprong van C naar maar liefst A+++++.
Tegelijk met de verduurzaming moet ook een grootschalige renovatie plaatsvinden, inclusief een herinrichting van de kantoorverdiepingen.
Herinrichting 4 verdiepingen
Mede om straks scherp in beeld te hebben welk werkconcept het meest geschikt zou zijn om tijdens de renovatie door te voeren, maar vooral ook om nu al te kunnen voldoen aan de veranderde behoeftes van medewerkers en teams als het gaat om werken en samenwerken in een hybride kantoor, zijn in de afgelopen tijd in twee fases vier verdiepingen heringericht.
Sinds de ingebruikname van het kantoor in 2012 is de kantoorinrichting niet meer aangepast”
Kantoorinrichting uit 2012
Dat die herinrichting is uitgevoerd was niet onlogisch, vertelt Van Woensel. Dit omdat sinds de ingebruikname van het kantoor in 2012 de kantoorinrichting niet meer is aangepast.
‘De inrichting was en is oké hoor, maar eerlijk gezegd was het allemaal wel wat gedateerd. Op zich niet vreemd omdat alles al 13 jaar oud is. Veel vloeren zijn ingericht met werkplekken in open ruimtes en vergaderruimtes, maar je ziet bijvoorbeeld dat die steeds meer gebruikt worden voor bijvoorbeeld Teams-meetings of als overlegplek. Dat is vooral op de drukke dagen als maandag, dinsdag en donderdag niet altijd even efficiënt en heb je te maken met een tekort aan overlegplekken.’
Verbouwing verdieping 3 en 4
Bij de verbouwing van de verdiepingen 3 en 4 werd er onder meer voor gekozen om op de kantoorvloeren meer te laten zien waar de provincie vooral mee bezig is, namelijk: indelen van ruimte, natuur en milieu, klimaat en energie en vervoer. Dit resulteerde in water, stad en natuur als totaalconcept en het gebruik van het ontwerp van bruggen uit de provincie in de pantry’s als symbool voor verbinding.
Daarnaast werd de werkomgeving meer geschikt gemaakt voor hybride werken. Met als resultaat twee grote veranderingen. Ten eerste de toevoeging van een grote variëteit aan werk-, samenwerk- en ontmoetingsplekken, allen goed afgestemd op de behoeftes van de medewerkers.
Ten tweede is de kantoorvloer opgedeeld in kleinere gebieden en zones met een eigen functie, met meerdere vergaderplekken in diverse opstellingen, een pantry met koffie en thee, werk- en overlegplekken, zitjes en ga zo maar door.
Op de 15e en 18e zijn nu meer aardse en zachte tinten gebruikt. Het ziet er inderdaad beduidend lichter uit”
Verbouwing verdieping 15 en 18: lichtere kleuren
De ervaringen opgedaan met de nieuwe inrichting en indeling zijn inmiddels gebruikt bij de tweede verbouwing, namelijk die van de verdiepingen 15 en 18. Deze verbouwing is in november 2024 afgerond.
Een feedbackpunt vanuit de eerdere verbouwing van verdieping 3 en 4 betrof onder andere het kleurgebruik.
Van Woensel: ‘Medewerkers vonden de gebruikte kleuren te somber. Op de 15 e en 18e zijn nu meer aardse en zachte tinten gebruikt en het ziet er inderdaad beduidend lichter uit. Naast de kleurstelling is overigens ook rekening gehouden met toegankelijkheid voor mensen met een visuele beperking. Verder werden de belcellen als te klein ervaren waardoor ze te weinig werden gebruikt. Er zijn dan ook geen losse belcellen meer geplaatst, maar meer teams- en concentratieplekken.'
Betere werkplekmix
In een paar zinnen zou Van Woensel de doorgevoerde veranderingen in het werkconcept als volgt omschrijven. ‘Als ik het even heel plat zeg hadden we hokjes en werkplekken. En de hokjes werden multifunctioneel gebruikt, zo werd een projectruimte bijvoorbeeld ook als vergaderruimte en Teams-plek gebruikt. Gevolg: we hadden soms te weinig hokjes beschikbaar. Nu hebben we een veel betere mix aan arbo-werkplekken, overlegruimtes, samenwerk- en ontmoetingsruimtes.’
Vindbaarheid teams verbeteren
Voor de toekomst staan er enkele verbeterpunten op het programma. Een daarvan is ervoor zorgen dat teams elkaar beter kunnen vinden.
Van Woensel: ‘Iedereen is nu vrij om overal in het pand te gaan zitten waar hij of zij wil. Maar in de praktijk is dat niet altijd handig, je wilt ook je collega’s makkelijk kunnen vinden. We starten dan ook een onderzoek naar de behoeften en mogelijkheden op dat gebied. Je kunt denken aan het toekennen van een thuisbasis per team of domein, wat er maar gewenst is. Ik heb deze behoefte al meerdere malen gehoord, dus als we daar stappen in kunnen zetten is dat zeker een voortuitgang. Bovendien kan het zorgen voor meer verbinding met de organisatie en als stimulans dienen om vaker naar kantoor te komen.’
Er zijn ook plannen om lager in het gebouw zaken aan te passen. Van Woensel noemt onder andere het vergadercentrum en het bedrijfsrestaurant.
Vergadercentrum: zalen voor grotere groepen
Voor het vergadercentrum is het de bedoeling om het aanbod aan grotere zalen uit te breiden. Uit interne geluiden blijkt dat ruimtes voor grote groepen soms worden gemist.
Van Woensel: ‘We beschikken momenteel over zalen voor 10 tot maximaal 25 personen. Als je dat kunt ophogen tot 35 tot 40 personen zou dat mooi zijn, daar is behoefte aan. Dan kun je ook bijeenkomsten met grote groepen, die nu vaak buiten de deur plaatsvinden, hier intern faciliteren.’
Bedrijfsrestaurant: betere benutting m2
Verder is een betere benutting van de vierkante meters van het bedrijfsrestaurant gedurende de dag een aandachtspunt.
‘Op de begane grond beschikken we over een flink bedrijfsrestaurant, aldus Van Woensel. 'Tussen twaalf en twee kun je er bijna niet lopen, zo druk is het. Maar de rest van de dag is het er uitgestorven. Hoe dat komt? Het is vooral een lunchsetting, dat nodigt niet echt uit om er tussendoor even te gaan zitten. Dat willen we op termijn veranderen zodat dat de hele dag door een fijne plek wordt met goede koffie voor informele ontmoetingen.’
Uit interne geluiden blijkt dat ruimtes voor grote groepen soms worden gemist”
Bezettingsmeting
Op korte termijn staan er enkele actiepunten op het programma. Een daarvan is het uitvoeren van een bezettingsmeting, en dan niet alleen gericht op de bezetting van werkplekken en vergaderruimtes, maar ook op de benutting.
Samen met actuele input van gebruikers over de tevredenheid van de werkomgeving kan dat leiden tot verdere aanscherping van het hybride werkconcept, een concept dat na de afronding van de eventuele renovatie in 2028 in gebruik kan worden genomen.
Meer datagedreven werken
Een van Van Woensels wensen voor de toekomst is meer datagedreven gaan werken. Naar haar gevoel wordt er nog te weinig gebruik wordt gemaakt van beschikbare gegevens in systemen als bijvoorbeeld Planon.
‘We gaan straks naar één front office voor de bedrijfsvoering met één ingang voor de collega’s, zowel digitaal als fysiek. Dat gaat veel aandacht vragen van de processen. Het is een mooi moment om meer datagedreven te werken. Als je beschikt over harde data kun je daar op sturen en blijf je weg van gesprekken op basis van onderbuikgevoel.’
Impressies van de verbouwde verdiepingen in Provinciehuis Utrecht. Eerste zes afbeeldingen zijn van verdieping 15 en 18, de volgende zes afbeeldingen betreffen verdieping 3 en 4.
Sensoring
Van Woensel heeft overigens geen plannen om het pand in de nabije toekomst vol te hangen met sensoren op werkplekniveau. Ze betwijfelt of dat wel zou opleveren wat ze zou willen.
‘Ik hoor weleens geluiden over organisaties die sensoring op werkplekniveau hebben ingevoerd. Wat blijkt? Ze gebruiken het niet, niet zoals bedoeld of het levert ze niet op wat ze ervan hadden verwacht, bijvoorbeeld door technische onvolkomenheden.’
Verduurzamen en renoveren tegelijk: uitdagend traject
Het is duidelijk dat, als het besluit wordt genomen om het pand de komende jaren te verduurzamen en te renoveren, de agenda van de afdeling van Van Woensel voor een groot deel daardoor zal worden bepaald.
Een gespecialiseerd ingenieursbureau, ingeschakeld om de slag naar ‘energieneutraal’ te maken, zal veel werk verzetten, maar het bestuurlijk besluitvormingsproces daar omheen en het meenemen van medewerkers in de organisatie zal veel aandacht vragen.
Het tegelijk uitvoeren van zowel de verduurzaming als de renovatie is logisch, maar zorgt voor de nodige complexiteit, weet Van Woensel.
‘Je wilt het efficiencyvoordeel behalen, want als je gaat verduurzamen is het slim om meteen te verbouwen. Maar als je dat doet komen er allerlei extra dingen op je af. Je moet onder meer zorgen dat planningen goed op elkaar zijn afgestemd, dat alle stakeholders op het juiste moment hun eisen en wensen gereed hebben, dat je je geldstromen goed inzichtelijk houdt enzovoort, dat is een uitdagend traject.’
Succesfactor: projectleiding in eigen handen
Een van de belangrijke succesfactoren in het gehele traject zal de betrokkenheid van de hele organisatie zijn, aldus Van Woensel. ‘We willen zelf de regie houden op wat er komt en wat wordt gemaakt. Mede daarom is er drie keer een moment ingebouwd voor een second opinion.’
En ook belangrijk, vervolgt ze: ‘We hebben zelf de projectleiding in handen. Ik wil dat niet extern beleggen. Dan krijg je het opgeleverd en denk je: oei, dit is niet wat we voor ogen hadden. We hebben goede projectleiders, het is van grote waarde als dat iemand is die het pand kent, snapt hoe het hier werkt, begrijpt waarom bepaalde regelingen bijvoorbeeld voor het klimaat wel of niet zouden werken. We hebben hier veel kennis in huis, daar maken we zeker gebruik van.’
Vergeet niet het belang van wat ik maar even noem de koffieautomaat-praat”
Toegevoegde waarde van kantoor
Terug naar de werkomgeving zelf. Wat voor Van Woensel de toegevoegde waarde van kantoor is? Ze is er van overtuigd dat mensen voor creatie en inspiratie een fysieke omgeving nodig hebben om elkaar te ontmoeten en zo tot mooie resultaten te komen.
‘En vergeet ook niet het belang van wat ik maar even noem de koffieautomaat-praat’, zegt ze afsluitend. Die is heel belangrijk. ‘Elkaar ontmoeten levert een andere dynamiek op dan wanneer je thuis in je eigen bubbel zit en werkt. Je hebt het contact nodig om andere mensen te horen en tegengeluid te krijgen, dat is lastig als je achter je laptop zit. Dat moet je actief opzoeken, terwijl je op kantoor eerder gevraagd en ongevraagd advies krijgt én kunt geven.’
